Pengkodean yang tepat membantu dalam mengamankan dokumen sensitif dengan memastikan hanya orang yang berwenang yang dapat mengakses arsip tertentu.

5. Memastikan Kepatuhan

Banyak industri yang diatur oleh undang-undang dan regulasi yang mengharuskan penyimpanan arsip dengan cara tertentu.

Sistem kode penyimpanan membantu memastikan bahwa organisasi mematuhi peraturan tersebut.

Jenis Kode Penyimpanan Arsip

1. Kode Alfabetis:

Menggunakan huruf untuk mengkategorikan dokumen berdasarkan nama atau subjek.

Contoh: dokumen klien bisa dikodekan berdasarkan inisial nama klien.

2. Kode Numerik

Menggunakan angka untuk mengklasifikasikan arsip. Ini bisa berupa nomor urut sederhana atau sistem yang lebih kompleks seperti kode numerik yang mencerminkan tahun pembuatan, jenis dokumen, dan urutan penyimpanan.

3. Kode Alfanumerik:

Kombinasi huruf dan angka untuk memberikan informasi yang lebih spesifik tentang dokumen.

Contoh: "INV2023-001" dapat menunjukkan bahwa dokumen tersebut adalah faktur (Invoice) yang dibuat pada tahun 2023 dan merupakan dokumen pertama dalam kategori tersebut.

4. Kode Subjek

Mengorganisasikan dokumen berdasarkan subjek atau topik.