Jelaskan Maksud dari Kode Penyimpanan Arsip! Bagaimana Implementasinya? Ini Jawaban Terakuratnya

Jenis Kode Penyimpanan Arsip

1. Kode Alfabetis:

Menggunakan huruf untuk mengkategorikan dokumen berdasarkan nama atau subjek.

Contoh: dokumen klien bisa dikodekan berdasarkan inisial nama klien.

2. Kode Numerik

Menggunakan angka untuk mengklasifikasikan arsip. Ini bisa berupa nomor urut sederhana atau sistem yang lebih kompleks seperti kode numerik yang mencerminkan tahun pembuatan, jenis dokumen, dan urutan penyimpanan.

3. Kode Alfanumerik:

Kombinasi huruf dan angka untuk memberikan informasi yang lebih spesifik tentang dokumen.

Contoh: "INV2023-001" dapat menunjukkan bahwa dokumen tersebut adalah faktur (Invoice) yang dibuat pada tahun 2023 dan merupakan dokumen pertama dalam kategori tersebut.

4. Kode Subjek

Mengorganisasikan dokumen berdasarkan subjek atau topik.

Contoh: semua dokumen terkait proyek tertentu bisa diberi kode berdasarkan nama proyek.

5. Kode Lokasi

Mengindikasikan lokasi fisik atau digital tempat dokumen disimpan.

Contoh: kode "S2-R4-D5" dapat menunjukkan bahwa dokumen tersebut disimpan di rak 4, baris 2, dan laci 5 dalam sebuah ruang arsip.